Das Projektmagazin beziffert, dass über 60% der Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Top Position ist auch bei der Studie von Asana, dass Ziele nicht klar kommuniziert werden. Weitere Gründe für ein Scheitern sind deutliche Terminüberschreitungen, unrealistische Erwartungen, begrenzte Ressourcen, mangelnde Kommunikation und fehlende Transparenz.
Wie Sie einen Teil dieser Probleme mit dem richtigen Einsatz von Farben verhindern und damit Ihre Projektziele sicherer erreichen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Verbesserungspotenzial durch den Projektstrukturplan
Die Gründe, warum Projekte scheitern, implizieren fast alle eine nicht verständliche Kommunikation von Projektinhalten. Sei es in Bezug auf Ziele, Ressourcen oder Transparenz.
Die wichtigsten Projektinhalte befinden sich gesammelt im zentralen Dokument jedes Projekts – dem Projektstrukturplan (PSP oder Work Breakdown Structure, WBS).
Indem der PSP als Leitfaden für das gesamte Projektteam dient und damit eine gemeinsame Basis für Kommunikation, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung bietet, kann er während der gesamten Projektdurchführung auf verschiedene Weisen gewinnbringend eingesetzt werden.
Dieser Vorteil wird aber sehr oft gar nicht genutzt und der PSP verschwindet nach der Projektplanung in der Tiefe des Projektalltags.
Hat ein Projektstrukturplan eine unklare und unpräzise Darstellung, führt das leicht zu Missverständnissen. Teammitglieder, Lenkungskreisteilnehmer und Stakeholder verstehen dann möglicherweise nicht genau, welche Arbeitspakete zu erledigen sind, wo Prioritäten liegen, wer dafür die Verantwortung trägt oder wie Arbeitspakete untereinander in Beziehung stehen.
Dann ist es schwierig für Teammitglieder zu erkennen, wo sie rechtzeitig unterstützen oder gegensteuern können. Das kann zu ineffizienter Ressourcennutzung führen.
Wie Sie einen Projektstrukturplan mit einem einfachen Excel Tool als Liste erstellen und automatisch in ein permanent konfigurierbares Diagramm verwandeln, erfahren Sie in diesen Artikeln.
Optimieren durch Visualisieren mit Farben
Viele Projekte, die trotzdem scheitern, haben aber bereits einen präzisen und klaren Projektstrukturplan.
Ein PSP hilft hier zwar bei der Projektorganisation, aber nicht bei der Darstellung von verschiedenen Fragestellungen.
Und unterschiedliche Fragestellungen bestimmen den gesamten Projektverlauf.
Je nach Zielpublikum ist eine andere Farbgebung des Projektstrukturplans viel nützlicher: eine dynamische – auf den Anlass bezogene Darstellung.
Dabei spielen Farben eine entscheidende Rolle.
- Organisation und Strukturierung:
Durch die Verwendung von verschiedenen Farben können Informationen organisiert und strukturiert werden, z. B. für die Darstellung von Projektphasen oder der Projektstrukturlevel - Visuelle Erinnerungshilfe:
Die Verwendung von Farben kann helfen, Informationen visuell zu verankern. Bestimmte Farben können mit bestimmten Konzepten oder Ideen verknüpft werden, was das Erinnern erleichtert, z. B. für die Darstellung von Projektphasen oder der Projektstrukturlevel - Kreatives Denken:
Durch das Hinzufügen von Farben können Informationen auf eine neue Weise betrachtet und verstanden werden, z. B. durch die Hervorhebung von verantwortlichen Personen oder Abteilungen. Wo befinden sich Hotspots oder freie Kapazitäten? - Aufmerksamkeitslenkung:
Farben können verwendet werden, um die Aufmerksamkeit auf wichtige Informationen zu lenken, z. B. auf Arbeitspakete mit erhöhtem Arbeitspensum oder neu hinzugefügten Arbeitspaketen
Das führt zu besserer Kommunikation und stärkerem Verständnis der Teammitglieder. Wenn alle Beteiligten klar sehen können, wie das Projekt organisiert ist und welche Aufgaben zu erledigen sind, können sie effektiver zusammenarbeiten, um die Ziele zu erreichen.
Strukturlevel darstellen
Bei der Erst-Erstellung des PSP ist die Struktur des Projekts am wichtigsten. Der Betrachter muss erfassen können, ob der PSP objektorientiert, ablauforientiert, funktionsorientiert oder eine Mischstruktur ist.
Das lässt sich bereits gut aus dem hierarchischen Aufbau herauslesen. Für den Betrachter ist es aber schwierig, komplexere Projektstrukturpläne schnell zu erfassen.
Wo sind Phasen?
Wo Arbeitspakete?
Unterstützen lässt sich, die schon übersichtliche Darstellung aus Abbildung 1, mit einer einheitlichen Farbgebung pro einzelnem Strukturlevel. Der Fokus ist damit klar auf die einzelnen Level gerichtet.
Probieren Sie es selber aus: Schieben Sie den Regler im Bild hin- und her, um die Wirkung der Farbe zu sehen.
Projektphasen hervorheben
Projektphasen sind für Stakeholder, wie den Lenkungskreis oder den Kunden wichtig, um den Fortschritt des Projekts zu verstehen und zu verfolgen. Ist ein PSP wie in Abbildung 1 formatiert, ist es gerade für diesen Personenkreis aufwändig Inhalte von Phasen zu identifizieren. Das bedeutet viele Rückfragen auf beiden Seiten, umsicherstellen, dass der Projektinhalt ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht.
Für eine Präsentation mit diesem Hintergrund ist es viel sinnvoller, die Arbeitspakete jeder Phase unterschiedlich einzufärben. Dadurch erkennen Stakeholder direkt und schnell die Inhalte der Projektphasen.
Diese dynamische Farbformatierung selber ausprobieren:
1. Beispielarbeitsmappe downloaden
2. Im Setup Tabellenblatt Fortschritt für Farbgebung verwenden: F8 eintippen
3. Projektstrukturplan im Tabellenblatt PSP über Ribbonleiste neu erstellen lassen
Verantwortlichkeiten fokussieren
Geht es um die Arbeitspaket-Verantwortung, liegt das Interesse der Teammitglieder eher darin, bei welchen sie oder ihre Abteilung direkt betroffen sind oder was andere Abteilungen tun.
Um diese Information schnell erfassbar zu machen, ist es vorteilhaft die jeweiligen Verantwortlichen oder Abteilungen farblich hervorzuheben.
Damit wird verhindert, dass notwendige Abstimmungen nicht erfolgen. Im Beispiel unten ist so eine Diskussion möglich, ob eine Realisierungsphase hauptsächlich von der Abteilung Montage ausgeführt werden kann. Reicht dort die Kapazität und ist eine Vertretungsregelung vorgeplant?
Diese dynamische Farbformatierung selber ausprobieren:
1. Beispielarbeitsmappe downloaden
2. Im Setup Tabellenblatt Fortschritt für Farbgebung verwenden: F10 eintippen
3. Projektstrukturplan im Tabellenblatt PSP über Ribbonleiste neu erstellen lassen
Veränderungen kommunizieren
Sind Projekte in der Ausführung, ist es normal, dass Änderungen im Projektumfang oder der Arbeitspaketzuordnung erfolgen. Werden diese nicht optimal kommuniziert, so dass Teammitglieder weiter fokussiert an den richtigen Arbeitspaketen arbeiten können, schafft das eine ideale Grundlage für Terminüberschreitungen bis zum Scope Creep.
Wenn Sie Veränderungen kommunizieren müssen, helfen Farben, die Aufmerksamkeit der Teammitglieder direkt auf die relevanten Stellen zu lenken. Beispielsweise könnten neu hinzugekommene Arbeitspakete im PSP so hervorgehoben werden, im Team besprochen und im Zusammenhange zu abhängigen anderen Arbeitspaketen diskutiert werden.
Diese dynamische Farbformatierung selber ausprobieren:
1. Beispielarbeitsmappe downloaden
2. Im Setup Tabellenblatt Fortschritt für Farbgebung verwenden: F9 eintippen
3. Projektstrukturplan im Tabellenblatt PSP über Ribbonleiste neu erstellen lassen
Geplante Aufwände visualisieren
Wollen Sie zeigen, wo die Arbeitsschwerpunkte liegen, können Sie u. a. den geplanten Aufwand in Stunden über einen Farbverlauf darstellen. Je dunkler der Grauton, desto mehr Stunden sind im Arbeitspaket geplant.
So lässt sich direkt ablesen, bei welchen Arbeitspaketen höchste und niedrigste Aufwände notwendig sind und fokussiert an diesen arbeiten.
Diese dynamische Farbformatierung selber ausprobieren:
1. Beispielarbeitsmappe downloaden
2. Im Setup Tabellenblatt Fortschritt für Farbgebung verwenden: F6 eintippen
3. Projektstrukturplan im Tabellenblatt PSP über Ribbonleiste neu erstellen lassen
Projektfortschritt vorstellen
Für Statusmeetings oder Teambesprechungen ist es hilfreich, den Fortschritt direkt im Projektstrukturplan anzuzeigen.
Wo wird gerade gearbeitet?
Welche Arbeitspakete sind noch nicht begonnen?
Was ist bereits fertiggestellt?
Oft recht ein fortgeschriebenes Bild eines PSP für eine kurze Status Protokollierung aus.
Nutzen Sie Farbverläufe z. B. über Ampelfarben, um den geplanten Aufwand in Arbeitspaketen zu visualisieren und den Schwerpunkt der Arbeit zu verdeutlichen.
Diese dynamische Farbformatierung selber ausprobieren:
1. Beispielarbeitsmappe downloaden
2. Im Setup Tabellenblatt Fortschritt für Farbgebung verwenden: F0 eintippen
3. Projektstrukturplan im Tabellenblatt PSP über Ribbonleiste neu erstellen lassen
Hinweis: Wenn Sie F0 einstellen, wird der Fortschritt unter der Spalte PROGRESS angezeigt.
Ein farblich-dynamischer Projektstrukturplan
Ein Stellhebel, um das Risiko eines Projektmisserfolgs zu reduzieren, ist damit die passende farbliche Visualisierung als Grundlage zur Kommunikation.
Werden Projekte dadurch besser?
Ob das jedes Projekt verbessert, müssen Sie sich aber selber beantworten. Gerade durch Projektcharakter gibt es oft nur eine Chance im Projekt, eine Aufgabe zu lösen und eine klare Visualisierung hilft für eine effektive Kommunikation.
Für mich ist klar, dass in einer Zeit in welcher die Projekte in der Regel sehr kompliziert sind, so ein Potenzial genutzt werden muss.
Das bedingt jedoch einen dynamisch, auf die jeweilige Situation angepassten, Projektstrukturplan. Muss die dynamische Komponente für jede Fragestellung manuell formatiert werden, wird der betroffene Projektleiter schnell die Lust daran verlieren und der mögliche Vorteil geht verloren.
Deswegen ist es sinnvoller, mit einem Tool zu arbeiten. Das geht mit dem kostenlosen Excel Projektstrukturplan Tool Automatic_WBS und es muss nur um die neue dynamische Farbformatierung erweitert werden.
Das Tool finden Sie bei Github zum Download. Die neuen Erweiterungen sind ab Version 9 enthalten.
Wie das Excel Tool genau funktioniert, können Sie in diesen Artikeln nachlesen.
Neue Konfiguration im Setup-Tabellenblatt
Alle Einstellungen erfolgen im Tabellenblatt Setup. Dort ist der richtige Ort, um festzulegen, dass der Benutzer eine alternative Farbformatierung durchführen möchte.
Dafür eignet sich das Feld Fortschritt für Farbgebung verwenden. Bisher wird dort nur auf den Wert J reagiert und es lassen sich Farben für drei Zustände eines Arbeitspakets formatieren: nicht begonnen – in Bearbeitung – abgeschlossen.
Für die Kompatibilität soll die bisherige Formatierung auch weiter möglich sein.
Eine individuelle Farbformatierung für jedes PSP-Element bedeutet, dass die Farbe aus der PSP-Definition – diese ist im Tabellenblatt Start festgelegt – kommen muss.
Gleichzeitig soll die Farbformatierung dynamisch, d. h. nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen können. Diese Informationen werden in unterschiedlichen Spalten definiert.
Für solche Daten gibt es bereits die Funktionsfelder F1, F2 … F10. Diese Spalten eignen sich perfekt für die Definition der dynamischen Farbgebung.
Welches F-Feld der Algorithmus auswerten soll, kann der Benutzer über das Feld Fortschritt für Farbgebung verwenden einstellen. Trägt er beispielsweise den Text F1 ein, wird die Farbe des jeweiligen PSP-Elements aus dem Feld F1 ausgelesen und verwendet.
Erweitern des Start-Tabellenblatts
Damit die Definition der Farbe intuitiv erfolgt, kann der Benutzer die Farbinformation über die Hintergrundfarbe der jeweiligen Spalte einstellen. Dafür sind alle RGB-Farben in Excel möglich.
Praktisch ist es auch, die Bedingte Formatierung von Excel für die Farbwahl zu verwenden. Dafür eignen sich alle Zahlenreihen, wie der Arbeitsaufwand, Terminüberschreitungen, Kosten oder der Fortschritt im Projekt.
In diesem Beispiel ist der Arbeitspaket-Fortschritt als Bedingte Formatierung in Ampelfarben eingestellt.
Erweiterter VBA-Quellcode
Der VBA-Quellcode braucht nur wenige Änderungen, um ihm das neue Verhalten beizubringen. Der Algorithmus prüft, ob der Text im Eingabefeld mit dem Namen PROGRESS_COLORS mit einem F beginnt. Ist das der Fall, kann die Spaltennummer ermittelt werden und als Integer umgewandelt werden.
colorColumn = CInt(Right$(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS"), Len(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS")) - 1))Für Strukturelemente, wie der Projekttitel in Strukturlevel 1, oder die Phase in Level 2 macht es nicht immer Sinn, eine automatische Formatierung vorzunehmen. Deswegen gibt es die Möglichkeit, über die Texteingabe N die ursprüngliche Formatierung beizubehalten. Das Kennzeichen zum Beibehalten der bisherigen Formatierung ist der Wert backColor=-1.
In jedem anderen Fall holt der Algorithmus die Farbinformation aus der Hintergrundfarbe der Zelle. Damit auch die Bedingte Formatierung von Excel funktioniert, darf nicht die normale Eigenschaft Cells verwendet werden, sondern es muss DisplayFormat eingesetzt werden.
'Farbe bestimmen
'Define color
If UCase(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS")) = "J" Then
If progress = 0 Then
backColor = Sheets("Setup").Range("PROGRESS_NOT_STARTED").Cells.Interior.Color
ElseIf progress = 1 Then
backColor = Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COMPLETED").Cells.Interior.Color
Else
backColor = Sheets("Setup").Range("PROGRESS_IN_PROGRESS").Cells.Interior.Color
End If
ElseIf UCase(Left$(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS"), 1)) = "F" Then
'Status-Farbe aus F-Feld-Spalte lesen
'Read status color from F-column color
colorColumn = CInt(Right$(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS"), Len(Sheets("Setup").Range("PROGRESS_COLORS")) - 1))
If UCase(Sheets("Start").Cells(row, COL_FIELDS + colorColumn - 1)) = "N" Then
backColor = -1
Else
backColor = Sheets("Start").Cells(row, COL_FIELDS + colorColumn - 1).DisplayFormat.Interior.Color
End If
Else
'von Vorlage übernehmen
'use from template
backColor = -1
End If
Innerhalb InsertRectangle wird die Farbe der neu eingefügten Form direkt über die Eigenschaft Fill.ForeColor.RGB zugewiesen. Hat die Farbe den Wert -1, wird der Farbwert nicht verändert.
Nur die hervorgehobenen Zeilen kommen in der Subroutine hinzu, dort wird die Farbe des Shapes auf backColor gesetzt.
'Erzeugt ein Rechteckshape
'Creates a rectangle shape
Sub InsertRectangle(name As String, caption As String, x As Double, y As Double, w As Double, h As Double, level As Integer, progress As Double, linkedDocuments As String, backColor As Long)
Dim s As String
Dim c As Long
Dim id As String
'If you want to use other shapes, have a look at:
'https://docs.microsoft.com/de-de/office/vba/api/office.msoautoshapetype
ActiveSheet.Shapes.AddShape(msoShapeRoundedRectangle, x, y, w, h).Select
id = "N_" & name
Selection.name = id
If level > 1 Then
s = "3"
Else
s = CStr(level + 1)
End If
Sheets("Setup").Shapes("LEVEL_" & s).PickUp
ActiveSheet.Shapes(id).Apply
If backColor <> -1 Then
Selection.ShapeRange.Fill.ForeColor.RGB = backColor
End If
Selection.ShapeRange(1).TextFrame2.TextRange.Characters.Text = caption
'Verknüpfte Dokumente werden im Alternativ Text gespeichert
'linked documents are stored in AlternativeText property
ActiveSheet.Shapes("N_" & name).AlternativeText = linkedDocuments
If linkedDocuments <> "" Then
'add action WorkPackage_Click(shapename as string) on every shape
ActiveSheet.Shapes("N_" & name).OnAction = "'WorkPackage_Click " & Chr$(34) & "N_" & name & Chr$(34) & "'"
End If
End Sub
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