In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie einen ersten einfachen Projektplan selber mit Microsoft Excel visualisieren. Dafür brauchen Sie eine Excel Erweiterung. Wie Sie die selber programmieren und welche Vorteile das bringt, erfahren Sie in den Artikeln zu TimelineVis.
TimelineVis Tool downloaden
Bevor wir loslegen, downloaden Sie das Tool von hier. Dort finden Sie ein leeres TimelineVis Dokument oder dieses fertige Beispiel direkt zum Ausprobieren.
Wenn Sie es in Excel öffnen, sehen Sie drei Tabellenblätter.
- Setup
Ist das wichtigste Tabellenblatt. Es wird unbedingt benötigt. Hier werden die Einstellungen zum Projektplan festgelegt und Formatierungen für die Visualisierung definiert - Vorlage Terminplan
Falls Sie keine Software für einen Terminplan/Projektplan oder keine andere Excel-Vorlage, können Sie diese Vorlage verwenden. Andernfalls können Sie dieses Tabellenblatt auch löschen - Vorlage Layout
Die Visualisierung findet auf einem beliebigen Tabellenblatt statt. Die Vorlage enthält schon das notwendige Feld für das Visualisierungsdatum
Das Beispiel – Ein Landschaftsbauprojekt
„Grau, teurer Freund, ist alle Theorie.“ sagt Johann Wolfgang von Goethe. Das stimmt im Besonderen für einen visualisierten Projektplan. Den möchten wir schließlich sehen. Generell gilt aus meiner Erfahrung, je größer ein Projekt, desto wichtiger und sinnvoller wird eine Visualisierung des Projektplans in einem Layout.
Für ein Beispiel macht das aber wenig Sinn. Deswegen schauen wir uns die Möglichkeiten anhand eines sehr einfachen (und erfundenen) Beispiels eines Landschaftsbau- oder Gartenbauprojekts an. Ein Garten soll umgestaltet werden. Die Ausführung erfolgt über mehrere ausführende Firmen, die aufeinander abgestimmt, auch parallel arbeiten. Also gute Voraussetzungen für die Vorteile einer Visualisierung.
So sieht der Ablaufplan/Projektplan für das Landschaftsbauprojekt aussehen. Na – ist schon zu erkennen wo Probleme auftreten können?
Den Projektplan übertragen
Wir nehmen in diesem Beispiel also an, dass es den Projektplan bereits gibt. Das könnte ein Plan in Microsoft Project sein. In diesem Fall brauchen wir die Vorlage Terminplan nicht und löschen Sie.
Dafür fügen wir ein neues Tabellenblatt, für eine Kopie des Projektplans aus Microsoft Project ein, und geben dem Tabellenblatt den Namen Projektplan-Export.
Der Export nach Excel kann auf verschiedene Arten erfolgen. Am schnellsten ist der Weg über die Zwischenablage. Markieren Sie alle Spalten in Microsoft Project und kopieren alles in die Zwischenablage mit Strg+C.
Fügen Sie dann alles in die Tabelle Projektplan-Export mit Strg+V ein.
Für die Visualisierung müssen Sie TimelineVis zeigen, was Sie zu welchem Vorgang visualisieren bzw. anzeigen möchten. Dafür gibt es drei Marker, die Sie verwenden können.
- Marker vorher: was soll vor dem Vorgangszeitraum angezeigt werden
- Marker aktiv: was soll während dem Vorgangszeitraum angezeigt werden
- Marker nachher: was soll nach dem Vorgangszeitraum angezeigt werden
Diese Texte müssen möglichst direkt mit dem Vorgang im Projektplan verbunden sein, um keine zusätzlichen Aufwände für Sie zu erzeugen. In Microsoft Project nutzen Sie dafür benutzerdefinierte Textfelder.
Klicken Sie dafür in der letzten Spalte auf neue Spalte anfügen… und geben Text1 ein. Das wiederholen Sie für Text2 und Text3.
Diese drei Textfelder nutzen wir dann für die drei Marker und kopieren Sie in Zukunft mit.
Einstellungen vornehmen
Mit diesen Informationen können wir die relevanten Einstellungen für eine Verbindung zum Projektplan herstellen. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Setup und stellen die Verknüpfungen zu den entsprechenden Spalten her.
Die Spalten werden als Zahlen angegeben. Wenn Sie nicht zählen wollen, können Sie die Funktion =SPALTE() verwenden und innerhalb der Klammer auf die Spalte klicken.
Das Feld Bezeichnung kann verwendet werden, um Texte in einem Marker anzuzeigen. Je nach Anwendungsfall ist hier alles möglich. Sie können wieder eigene Texte im Projektplan definieren oder die Vorgangsbezeichnung anzeigen.
Ich möchte in diesem Fall eine Kombination aus Vorgansbezeichnung und Beginn- und Endedatum anzeigen. Dafür lege ich im Tabellenblatt Projektplan-Export eine zusätzliche Spalte mit dieser Formel an:
Das hilft auch um die Einrückungen von Microsoft Project über die Funktion GLÄTTEN() wieder zurückzunehmen.
Die Visualisierung vorbereiten
Jetzt können wir uns der eigentlichen Visualisierung widmen. Wechseln wir in die Vorlage Layout und benennen Sie um in Projektlayout.
Dann fügen Sie ein Layout ein, dass Ihr Projekt repräsentiert. Das können auch mehrere sein, z. B. eine Draufsicht und eine Seitenansicht oder mehrere Detailsichten.
In unserem Landschaftsbau-Projekt nehmen wir ein Bild eines Gartens von Pixabay als Beispiel und fügen es in das Tabellenblatt ein.
Visualisierungselemente einfügen
Als nächstes beginnen wir mit der eigentlichen Visualisierungsarbeit. Dafür gehen wir den Projektplan in Microsoft Project Schritt für Schritt durch.
Bei jedem Vorgang müssen wir entscheiden, ob wir diesen visualisieren wollen.
Den ersten Vorgang „Entfernen alter Pflanzen“ ist sinnvoll dazustellen. Da die Pflanzen schon da sind, soll die Visualisierung schon vor dem Vorgangsdatum angezeigt werden und auch während dem Vorgangszeitraum. Deswegen definieren wir einen Marker M-alte-Pflanzen und tragen ihn bei Text1 (Marker vorher) und Text2 (Marker aktiv) ein.
Dann wechseln wir auf das Tabellenblatt Projektlayout zurück. Hier kommt es auf Ihre Kreativität an. Wie lässt sich in diesen Fall das Entfernen der alten Pflanzen am besten visualisieren.
Ich entscheide mich für dafür den Ort zu kennzeichnen. Dafür füge ich eine Freihand-Form ein und gebe ihr ebenfalls den vorher festgelegten Marker Namen M-alte-Pflanzen. Machen Sie sich keine Sorgen über die Formatierung. Diese kommt später einheitlich für alle Marker über das Tabellenblatt Setup.
Diesen Ablauf wiederholen wir jetzt mit dem kompletten Projektplan. Die Marker können sich dabei auch überlagern. Manchmal stören auch die vorherigen, deswegen gibt es in der Ribbonleiste die Funktion Alle ausblenden bzw. Alle einblenden. Damit lässt sich die Visualisierung leichter gestalten.
Wenn alle Vorgänge geprüft und entsprechend visualisiert sind, kopieren wir den Projektplan nochmal über die Zwischenablage in das Tabellenblatt Projektplan-Export.
Projektplan visualisieren
Nun sind Visualisierungen möglich. Sobald Sie auf den Button Aktualisieren klicken, wird die Visualisierung für den Datumsbereich erstellt. Tragen Sie den 01.01.2024 ein und klicken auf Aktualisieren, sehen Sie mit den Standardeinstellungen alle Marker vor dem Vorgangsdatum. In unserem Fall ist das nur das „Entfernen der alten Pflanzen“.
Mit der Funktion Abspielen können wir uns direkt anschauen, wie der Projektplan im Layout abläuft.
Die Visualisierung optimieren
Mit den Standardeinstellungen werden die Marker je nach ihrem Zustand: vor dem Vorgangszeitraum, während dem Vorgangszeitraum und nach dem Vorgangszeitraum entsprechend formatiert.
Passen andere Darstellungen besser können wir diese über die drei Shapes anpassen.
Standardmäßig sind alle aktiven Marker in rot eingefärbt. Hier wäre es aber hilfreicher direkt zu erkennen, welcher Ausführende aktiv ist. Dafür können wir die Codes verwenden. Der Code ist in unserem Fall der Ausführende, also Elektriker, Gartenbauer, Landschaftsgestalter oder Zaunbauer.
Weisen wir jedem eine Farbe zu.
Jetzt können wir in der Visualisierung direkt erkennen wer wo aktiv ist.
Im Abspielen Video sieht das schon besser aus:
Nächste Schritte
Damit haben Sie eine gute Basis, den Projektplan zu optimieren. Wo befinden sich Engpässe? An welcher Stelle behindern sich Vorgänge? Wohin werden Lagerflächen sinnvoll positioniert? Wie muss ein Einfahrt für Ausführende gelegt werden?
Im Layout können Sie diese Fragen jetzt effektiver mit Ihrem Team erkennen und bereits pro-aktiv Lösungen erarbeiten.
Download
Auf der Downloadseite gibt es das funktionsfähige Landschaftsbauprojekt.
Voraussetzung ist Microsoft Excel ab 2010
Links
Artikel TimelineVis – Zeitpläne visualisieren
Wie Sie das Tool TimelineVis selber programmieren erfahren Sie im Artikel Visuelles Management für den Projektplan ohne Spezialsoftware
