Projektstrukturplan mit automatischer Fortschrittsanzeige

Der Projektstrukturplan ist die Mutter aller Pläne im Projekt. Neben der Struktur enthält er Leistungsdaten, Termine, Kosten und Ressourcen. Warum also nicht gleich den Projektstrukturplan mit automatischer Fortschrittsanzeige für das Projekt verwenden?

In meiner beruflichen Praxis kommt der Projektstrukturplan nicht oft vor. Und das ist schade, hilft er doch immer wieder, sich auf die geplanten Projektumfänge zu konzentrieren. Ich nutze Ihn mittlerweile für jedes meiner Projekte.

Für die Planung des PSP ist schon etwas Zeit notwendig. Das Darstellen kann mit Technik unterstützt erfolgen. Ich habe aber schon im Artikel Projektstrukturplan in 3 Minuten gezeigt, dass der grafische Aufbau mit Microsoft Excel und ein wenig Programmierung nicht so schwer umsetzbar ist.

Mehr Projektstrukturplan bitte

Um den Projektstrukturplan mehr in den Fokus zu bringen, kann eine Lösung sein, ihn öfter zu verwenden.

Der Statusbericht für den Auftraggeber ist ein Entscheidungsbericht. Der Auftraggeber muss in der Lage sein, Entscheidungen aus dem Dokument heraus zu treffen. Ein Teilbereich ist der Leistungsfortschritt im Projekt.

Für die terminliche Darstellung gibt es verschiedene Methoden. Die IPMA schlägt z. B. als Methode den Meilensteintrend vor. Diese stellt den zeitlichen Verlauf der geplanten Termine den erreichten gegenüber. Der Leistungsfortschritt wird meistens über einen Prozentwert dargestellt.

Das reicht für einen ersten Blick aus. Um als Entscheider aber zu sehen, wo Störungen konkret auftreten, müssen so immer zwei Bereiche betrachtet werden.

Der Projektstrukturplan enthält per Definition alle Leistungsobjekte eines Projektes. In den Arbeitspaketen sind relevante Informationen enthalten:

Beginn und Ende eines Arbeitspakets
Zeitlicher Aufwand eines Arbeitspakets

Der Fortschritt eines Arbeitspaket wird sowieso erfasst, deswegen lässt er sich sehr einfach weiterverwenden.

Warum also nicht gleich den Projektstrukturplan als Visualisierung nutzen? Der grafische Aufbau eignent sich perfekt, um den Fortschritt der Arbeitspakete zu zeigen. Leistungen, Termine, Ressourcen und auch Kosten können am Punkt Ihrer Entstehung – im jeweiligen Arbeitspaket – gezeigt werden.

Hier liegt aber meistens dann auch das Problem. Der Projektstrukturplan muss zeitintensiv von Hand aufgebaut werden. Für jeden der verschiedenen Berichtszeitpunkte braucht der Projektleiter eine aktuelle Version. Kommt der PSP automatisch aus einer Projektmanagement-Software, hält sich der Aufwand in Grenzen. Ist es aber ein manueller Vorgang, ist es ein langweiliger und mühseliger Prozess dazu.

Hier können wir mit Technik und Coding ansetzen. Mit der passenden Erweiterung des Makros Automatic_PSP.xlsm sollte doch auch, für die visuelle Darstellung des Projekt-Fortschritts, eine Lösung zu finden sein.

Darstellung der Fortschrittsanzeige

Zuerst müssen wir einige Fragen klären. Was soll konkret dargestellt werden? Welche Komponenten sollen visualisiert werden? Der Projektstrukturplan soll nicht mit Informationen überladen werden. In einen Statusbericht gehören in erster Linie Kennzahlen, weil nur dann Entscheidungen möglich sind. Deswegen passt eine Ampeldarstellung meistens gut. Für die Übersichtlichkeit darf es aber am besten nur eine für jedes PSP-Element geben. Welche das ist, hängt von Ihrem Auftraggeber und Projekt ab. Ein guter Punkt ist aber immer der Leistungsfortschritt.

Klassisch Grün – Gelb – Rot passt nicht unbedingt. Denn begonnene Arbeitspakete benötigen vielleicht noch keine Aufmerksamkeit, was vielleicht durch Gelb hervorgerufen werden könnte. Nicht begonnene Arbeitspakte in Rot darzustellen passt auch nicht.

Deswegen ist mein Vorschlag anstelle von Rot ein neutrales Grau und statt Gelb einen blauen Hintergrund. Grün für abgeschlossene Arbeitspakete ist in Ordnung.

Status	Fortschritt	Farbe
nicht begonnen	0%	Grau
in Bearbeitung	> 0% und < 100%	Blau
abgeschlossen	100%	Grün

Elemente Projektstrukturplan mit automatischer Fortschrittsanzeige — Beispiele für formatierte Projektstrukturplan-Elemente

Textbausteine im Projekstrukturplan

In den Arbeitspaketen selbst passen oft angepasste Informationen nach Status besser.

Je nach Status ist bei nicht begonnenen Arbeitspaketen das geplante Startdatum und der geplante Aufwand interessant. Bei Elementen in Bearbeitung sind es mehr Informationen: geplanter und realisierter Start und der geplante Zieltermin, sowie der geplante und geleistete Aufwand. Für abgeschlossene Arbeitspakete reicht geplanter/erreichter Termin und Aufwand.

Ersetzt wird dabei immer die Variable $PROGRESS im jeweiligen Kästchen. Gefüllt wird sie mit dem Inhalt des entsprechenden Status (siehe Bild Einstellmöglichkeiten für die Fortschrittsanzeige). Das kann dann auch wieder die Variable $PROGRESS sein, um den Fortschritt als Prozentwert anzuzeigen.

Position-Fortschrittsanzeige — Position der Fortschrittsanzeige für Variable $PROGRESS

Automatische Farbauswahl im Projektstrukturplan

Mit diesen Vorgaben wird das Makro erweitert. Die Farben selbst müssen über den Benutzer einstellbar sein. Die Festlegung lassen sich in der Tabelle Setup erledigen. Formatieren Sie die entsprechende Zelle mit Ihrer gewünschten Hintergrundfarbe.

Einstellmöglichkeiten Projekstrukturplan mit Fortschrittsanzeige — Einstellmöglichkeiten für die Fortschrittsanzeige

Der Projektstrukturplan soll aber weiterhin die Möglichkeiten bieten, eine Ausgabe ohne die Farb-Formatierung durchzuführen. Deshalb gibt es ein Feld, dass die Funktion ein- und ausschalten kann. Nur bei J erfolgt die Formatierung.

Erzeugen des Projektstrukturplans mit automatischer Fortschrittsanzeige

Sie können den PSP nun einfach auf verschiedene Arten erzeugen. Im nachfolgenden Beispiel sieht er wie gewohnt – ohne Fortschrittsanzeige – aus.

Projektstrukturplan ohne automatische Fortschrittsanzeige

Tragen Sie im Feld Fortschrittsanzeige „J“ ein, erzeugt Excel automatisch diese Version des Projektstrukturplans.

Projektstrukturplan mit automatischer Fortschrittsanzeige

Dadurch können Sie sehr einfach zwischen den verschiedenen Varianten wechseln. Und haben immer die gleiche Datengrundlage als Basis.

Manchmal ist lästig immer einen Button Erzeugen einzufügen, um den PSP zu erzeugen. Aus diesem Grund gibt es in Excel im Menü Entwicklertools -> Makros. In diesem Dialog lässt sich das Makro auch aufrufen. Das geht aber nur innerhalb der Arbeitsmappe, da auf die Tabellen Start und Setup referenziert wird.

Projektstrukturplan über Makro Menü aufrufen

Datenquelle verknüpfen

Je nachdem wo Sie Ihre Informationen her bekommen, macht es Sinn die Strukturtabelle Start damit zu verknüpfen. Ist Ihre Quelle beispielsweise Microsoft Project? Dann sind i. d. R. mehr Elemente in einem Exportfile enthalten: z. B. auch Aufgaben oder Meilensteine. Die brauchen wir aber nicht im Projektstrukturplan.

Deswegen macht es Sinn den Projektstrukturplan einmal aus diesen Informationen aufzubauen. Aktuelle Daten bekommen wir später anhand des PSP-Codes und einer Verknüpfung. Damit haben Sie keinen Pflegeaufwand mehr. Außer es gibt Änderungen im Projektstrukturplan.

In Excel geht das mit der SVERWEIS-Funktion.

Verknüpfung Project-Export mit PSP-Tabelle

Vielleicht können Sie auch das erweiterte Makro für Ihren Projektstrukturplan gewinnbringend einsetzen. Und die automatische Fortschrittsanzeige hilft, um weiter Routinezeit in wertvolle Projektzeit zu übertragen.

Ich wünsche Ihnen erfolgreiche Projekte!

Technik und Coding?

Techpluscode beschäftigt sich in erster Linie mit Technik und Coding. Das Coding kommt in diesem Artikel aber ganz nicht vor. Wie funktioniert aber nun der beschriebene Makro? Was muss alles programmiert werden, um den grafischen Projektstrukturplan automatisch mit oder ohne Fortschrittsanzeige zu erhalten? Warum stehen in der Tabelle Start die Spalten X, Y und Count?

Das können Sie sich bald in Blog-Artikel „Makro zum automatischer Projektstrukturplan mit Excel“ anschauen. Legen Sie jetzt selber los. Steigen Sie tiefer in die Visual Basic Programmierung ein und passen die Funktion genau auf Ihren Projektstrukurplan an.

Ich bin schon auf Ihre Version gespannt. Schicken Sie mir doch eine Nachricht von Ihrem PSP.