Ein Umzug von Maschinen und Arbeitsplätzen ist für ein Unternehmen mit großen Risiken verbunden. Die Durchführung mit einem fachkundigen, erfahrenen Partner ist daher obligatorisch. Ein kompetenter Partner hilft auch bei der notwendigen Koordination der einzelnen Umzüge. Das reicht dennoch nicht aus, um weitere potenzielle Risiken sicher zu erkennen, um sie eliminieren zu können.
Am wichtigsten ist daher eine methodische Vorbereitung der Maschinenumzüge. Diese ist aber aufwändig in der Anwendung. Mit einem visuellen Excel Tool gelingt Ihnen das leichter. Wie genau, erfahren Sie in diesem Artikel.
Maschinenumzug ohne ungeplanten Produktionsstopp
Umzugsfirmen haben ihr Know-how und können Verantwortung für die fachgerechte Demontage, den Transport, die Verpackung und die Installation am neuen Standort übernehmen. Unterstützen können sie auch in der Vorbereitungsphase des Projekts, im Besonderen bei der Zeitplanung. Die Erfahrung der Umzugsfirma ist eine wertvolle Hilfe und sollte unbedingt angenommen werden. Oft bieten die Firmen auch an, die Zeitplanung zu übernehmen. Dabei entsteht, wie bei der Projektplanung üblich, am Ende der Planung ein Gantt-Diagramm mit allen Umzugstätigkeiten.
Ein Gantt Chart ist heute eine der besten Möglichkeiten Aufgaben zeitorientiert darzustellen, um so ein Verständnis für alle Projektbeteiligten zu erzeugen und während einer hektischen Umzugsphase, nicht in ungeplanten Aktionismus zu verfallen.
Nichts ist schlimmer als Paralyse durch Analyse
Ernst G. Stoeckl
Für den Auftraggeber bleiben dennoch Risiken bestehen, die vorher gelöst werden müssen:
Es ist deswegen essentiell, sich an dieser Stelle explizit mit der Projektplan-Entwicklung zu beschäftigen und daran zu arbeiten, einen Risiko-minimierenden, aber optimierten Zeitplan als Ergebnis zu erhalten.
Am Ende muss der Zeitplan einen Umzug ohne ungeplanten Produktionsstopp möglich machen.
Brauchen Sie hier Unterstützung? In diesem Artikel finden Sie eine einfache Möglichkeit, Ihren Zeitplan nach verschiedenen Kriterien zu optimieren.
Hohe Komplexität in der Vorbereitungsphase
Trotz Erfahrung und Know-how aller Beteiligten ist die Planung eines Fabrikumzugs kompliziert. Viele Faktoren müssen gleichzeitig berücksichtigt werden, um die Projektziele zu erreichen.
Diese Fragen lassen sich nur schwer in einem Zeitplan erfassen und in der Planungsphase bei jedem Umzugsschritt berücksichtigen. Wer kann schon bei Betrachten eines beliebigen Ausschnitts im Zeitplan den Fortschritt zu diesem Zeitpunkt in Gedanken herstellen?
Ein visueller Industrieumzugsplan
Ein integraler Bestandteil der Lean-Philosophie ist genau aus diesem Grund das Visuelle Management.
„Visuelles Management setzt bei dem Gedanken an, dass Probleme nur gelöst werden können, wenn sie sichtbar sind.“
REFA: https://refa.de/service/refa-lexikon/visuelles-management
Ein Industrieumzugsplan oder Fabrikumzugsplan im Gantt-Diagramm ist schon ein erster Schritt, um Themen sichtbar zu machen. Aber das reicht, wie oben beschrieben, einfach nicht aus, um alle Kriterien eines Umzugs zu beachten.
Ein zweiter Schritt für noch mehr Sichtbarkeit ist deswegen ein noch gewichtigerer: ein mitwachsender Layoutplan.
Ein mitwachsender Layoutplan bedeutet in diesem Fall, dass Layoutplan und Umzugsplan permanent miteinander synchronisiert sind. Taktgeber ist immer der Umzugsplan. Der steuert das Projekt. Der mitwachsende Layoutplan zeigt zu jedem beliebigen Zeitpunkt die jeweilige Layoutsituation des Umzugsplans an.
Auf diese Weise wird die gesamte Vorbereitungsphase für alle Team-Mitglieder verständlicher. Mögliche Probleme werden sichtbar. Verschiedene Ablaufszenarien lassen sich sofort visuell überprüfen und nach den Planungsrestriktionen untersuchen.
Am Ende steht ein wesentlich optimierter, auf Planungskriterien abgestimmter und risikominimierter Umzugsplan.
Weitere Vorteile auch im Projektverlauf
Auch im späteren Projektverlauf ist eine Verbesserung zu erwarten. Gerade in der Umsetzungsphase schafft die Visualisierung Klarheit und Verständnis für alle Projektbeteiligten.
Aus dem Gantt-Diagramm ist für den Betrachter nicht sofort klar, wo gearbeitet wird. Das kann zu räumlichen Schwierigkeiten führen, wenn z. B. zwei Tätigkeiten an gegenüberliegenden Stellen zeitglich ausgeführt werden sollen. Das führt zu ungeplanten Wartezeiten bis zu Umzugsstopps.
Mit dem mitwachsendem Layoutplan lässt sich diese Situation vorher erkennen. Der Projektplan wird einfach im Layout simuliert. Räumliche Probleme werden aktiv erkannt und gelöst und bringen das Umzugsteam sicherer den Projektzielen entgegen.
Das gilt für fast alle Arten von auftretenden Planänderungen – und es kommen immer welche vor! Änderungen können Sie ohne Probleme im Projektplan erfassen, direkt simulieren und auf Plausibilität prüfen.
So haben Sie immer die Chance, auch diese Risiken pro-aktiv auszuschalten.
Excel Tool zur Visualisierung
Eine manuelle Pflege das alles Schritt für Schritt zu tun, bedeutet einen riesigen Aufwand. Zusätzlich zu den täglichen Aufgaben ist das nicht möglich. Es kann nur automatisiert erfolgen. Das bedingt ein Tool, welches die Synchronisation zwischen Umzugsplan und Layoutplan ausführt.
Eine Google Suche nach diesem Thema führt ins Leere. Es lohnt sich also selber zu programmieren, um diese Vorteile zu heben.
TimelineVis kann genau diese Aufgabe übernehmen. Um es einfach zu halten und im Büroalltag perfekt zu integrieren, basiert es auf Microsoft Excel. Die Logik ist über Visual Basic umgesetzt.
Wenn Sie zum selber Programmieren Lust haben, schauen Sie das Tool den Artikel Visuelles Management für den Projektplan ohne Spezialsoftware an. Dort erfahren Sie, wie ich bei der Programmierung vorgegangen bin und können ein Beispiel selber ausprobieren.
Es nutzt Standard Excel Formen (Rechteck, Kreis, …), welche sich – gesteuert über den Zeitplan – ein- und ausblenden lassen.
Wie das in einem Beispiel-Umzugsprojekt aussehen kann, sehen Sie im nachfolgenden Screenshot. Im Hintergrund befinden sich zwei Layouts. Auf der linken Seite das Layout des alten (bisherigen) Standorts – vor diesem aus Maschinen oder Arbeitsplätze umziehen sollen. Die rechte Seite zeigt das Layout des neuen Standorts.
Über den Zeitplan im Hintergrund und der zeigt das Tool, visualisiert durch die Excel Formen, welche das Layout überlagern, für beide Layouts, die jeweils aktiven Zeitplan-Vorgänge an.
Im Beispiel ziehen zum Zeitpunkt 31.01.2024 gerade (in blau) das Rohteilelager, das Komponentenlager und die Kommissionierung um. Bereits umgezogen sind die Arbeitsplätze, die grün unterlegt sind. Grau hinterlegt bedeutet, dass diese Arbeitsplätze den Umzug noch vor sich haben.
Damit lässt sich die aktuelle Situation sofort visuell erfassen und ein Wechsel des Datums zeigt auf die gleiche Weise sofort den Umzugsstand zu diesem an.
So leicht ist die Vorbereitung – wenige Einstellungen reichen aus
Die Zuordnung zwischen Umzugsplan und Excel Formen im Layout funktioniert über definierte Namen. Im Tool können drei Arten verwendet werden:
- Was vorher angezeigt wird
- Was währenddessen visualisiert wird
- Was nachher gezeigt wird
Der richtige Ort diese Daten zu hinterlegen sind zusätzliche Spalten im Umzugsplan. Die Namen lassen sich frei definieren, müssen aber eindeutig sein. Möchten Sie mehrere Namen für einen Marker nutzen, können Sie diese mit Strichpunkt trennen.
Als nächstes legen Sie Ihre gewünschte Visualisierung im Layout fest. Sie können alle Excel-Funktionen dafür nutzen. Eine gute Basis ist eine Layout-Zeichnung, die als Bild eingefügt wird.
Über dieses Bild legen Sie dann Excel Form Elemente, z. B. ein Rechteck und tragen den Namen aus dem Umzugsplan ein.
Das war es auch schon. Mit den Pfeiltasten aus der Ribbon-Leiste TimelineVis können Sie jetzt bereits visuell durch Ihren Umzugsplan im Layout gehen.
Schnellere Klarheit durch mehr Visualisierung
Bei Fabrikumzugsprojekten treffen unterschiedliche Tätigkeiten aufeinander. Neben Umzugstätigkeiten werden auch neue Arbeitsplätze aufgebaut oder nicht mehr benötigte verschrottet. Das kann in der Visualisierung nicht unterschieden werden. Die betreffenden Bereiche werden nur als aktiv dargestellt. Für die Planung macht es aber einen Unterschied. Für neue Arbeitsplätze treten keine Störungen durch einen Abbau auf, aber es gibt möglicherweise längere Behinderungen durch neue Prozesse.
Es wäre sinnvoll, auch das anzuzeigen. Im Tool gibt es eine Möglichkeit dafür. In der „Formen- und Farb-Zuordnung“ lassen sich Codes hinterlegen. Diese überschreiben die Farbe der aktiven Phase mit einer frei wählbaren anderen.
Wie das für das Umzugsprojekt eingestellt werden kann, sehen Sie im nebenstehenden Bild.
Mehr Fokus auf Hotspots
Treten an bestimmten Stellen besondere Situationen auf, ist es schwer, diese im Zusammenhang mit anderen Prozessen zu erkennen. Behindert ein Bagger in der Halle für Fundamentarbeiten die Produktion auf der gegenüberliegenden Seite? Sorgt ein Mobilkran für Platzprobleme beim Aufstellen einer Maschine?
Um auch solche Möglichkeiten hinzuweisen, lassen sich sehr einfach zusätzliche Formen oder Grafiken einbauen. Dafür reicht schon eine zusätzliche Zeile im Umzugsplan aus. Soll wie im obigen Beispiel eine Bagger-Grafik bei den Fundamentarbeiten eingeblendet werden, reicht es aus in der Spalte Marker aktiv einen Namen zu vergeben.
Dann wieder der Grafik den gleichen Namen zuweisen und passend im Layout positionieren.
Das eignet sich auch gut, um auf andere Vorgänge, wie z. B. Inbetriebnahmen, hinzuweisen.
Simulieren und Optimieren des Umzugsplans
Diese iterative und spielerische Vorgehensweise hilft Probleme im Umzugsplan zu erkennen und zu beheben. Simuliert wird mit den Pfeiltasten in der Ribbon-Leiste oder mit dem Button Abspielen.
Damit lässt sich sehr einfach eine Simulation des Umzugs als eine Art Daumenkino anzeigen.
Probieren Sie die Programmierung und Umsetzung am besten selber aus. Alternativ finden Sie unter Download das dargestellte Beispiel. Der VBA Code ist nicht geschützt und Sie können ihn selber auf Ihren Anwendungsfall hin verändern oder erweitern.
Viel Spaß bei besseren Umzugsprojekten!
Download
Das Beispiel-Umzugsprojekt als Excel-Dokument können Sie hier downloaden.
Links
Tool TimelineVis zur Visualisierung von Zeitplänen in Layouts: erhältlich als kostenlose Version mit Quellcode TimelineVis free oder professionelle Version TimelineVis pro
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