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Es gibt Millionen von Webseiten, die sich mit Vergleichen Excel vs. Project auseinandergesetzt haben. Wahrscheinlich resümieren 99% davon, dass Microsoft Project die bessere Wahl ist und man Excel besser nur für Berechnungen einsetzt. Da stimme ich grundsätzlich zu. Wenn man weiß, was man will, ist es mit Project extrem komfortabel einen perfekten Projektplan zu planen. Aber mal ehrlich, das kommt leider viel zu selten vor. Beschäftigt man sich eingehend mit der Vorgangsplanung und muss diese aufeinander nach mehreren Kriterien abstimmen, hilft einem Project nicht weiter. Da braucht es schon mehr – mehr Excel.

Ein visueller Ansatz

Müssen nur Vorgänge miteinander verbunden werden, ab und zu ein paralleler Vorgang dazwischengeschoben werden, macht es Spaß mit Project zu arbeiten. Anders sieht es aus, wenn man seine Gehirnzellen dafür vernetzen muss, Vorgänge und Ressourcen nach mehreren Kriterien in eine optimale Reihenfolge zu bringen.

Ein Beispiel: Es soll eine neue größere Industrieanlage mit mehreren Arbeitsstationen aufgebaut werden. Aufgrund der Größe und Komplexität muss das mit noch einer unbekannten Anzahl von Montageteams erfolgen. Die einzelnen Stationen mit unterschiedlichen Aufgaben von Reinigen, Kleben, Montieren, Beschichten und Verpacken kommen von mehreren Herstellern, aber oft mit ähnlichem Aufbau. Es wäre am besten, wenn gleiche Hersteller hintereinander geplant würden, das könnte Wartezeiten und Reisekosten reduzieren. Genauso muss Rücksicht auf den Montageort genommen werden, befinden sich zwei Stationen nebeneinander gleichzeitig im Aufbau, könnten sich Behinderungen ergeben.

Legt man bei so einem Beispiel mit Project los, lassen sich perfekt die einzelnen Schritte der Stationen erfassen. Aber sobald man diese Pakete in eine sinnvolle Zeitreihenfolge bringen möchte, ist es äußerst komplex, alle Nebenbedingungen im Auge zu behalten.

Auch wenn eine gute Lösung gefunden wird, bleibt es komplex. Bei jeder kleinen Änderung stellt sich die Frage, passt noch alles zusammen? Und wie kann das kontrolliert werden?

Das Gehirn schafft diese Leistung viel besser, wenn es visuell unterstützt wird. Viele blaue Balken in Project helfen dafür nicht. Findet man aber eine Möglichkeit visuell zu arbeiten, gelingt das wesentlich besser. Hätte jede Nebenbedingung eine eigene Farbe, wäre sehr schnell klar, wie besser geplant werden kann.

Das kann Excel besser

Das lässt sich mit Project umsetzen. Schließlich kann jeder Balken farblich hervorgehoben werden. Bei vielen Nebenbedingungen muss das aber jedes Mal aufwändig die Farbe neu formatiert werden. Ohne VBA ist das nicht zu schaffen.

Im Gegensatz zu Project ist das für Excel Standard. Dort lässt sich extrem einfach über die Bedingte Formatierung ein Zellenhintergrund automatisch ändern. Und das ganz ohne Programmierung!

Möchte ich aus dem obigen Beispiel eine erste Zeitreihenfolge nach den Herstellern aufbauen, ergänze ich eine Spalte mit dem Herstellernamen und weise jedem eine Farbe zu. Das geht am besten über eine kleine Tabelle, welche mit SVERWEIS eingebunden wird. Über die Bedingte Formatierung werden die Balken direkt danach dargestellt und Termine lassen sich sofort visuell prüfen und optimieren.

Ist so eine erste sinnvolle Reihenfolge gefunden, kommt das nächste Kriterium nach derselben Logik an die Reihe. So entsteht ein immer optimierterer Projektplan – nach vielen Kriterien.

Noch komfortabler geht die Farbänderung, wenn Sie ein zusätzliches Auswahlfeld für die aktive Farb-Spalte einbauen. Mit den Funktionen INDIREKT ()und ADRESSE() lässt sich das einfach lösen.

Und diese Arbeit ist nicht umsonst, gibt es Änderungen, lassen sich alle Nebenbedingungen auf die gleiche Weise wieder farblich überprüfen und weiter verbessern.

Ein formelbasierter Zeitplan

Direkt ein optimierter Projektplan nach Kriterien mit Excel – zu schön um wahr zu sein? Stimmt, ohne passenden Zeitplan, der genau das alles kann, ist es nur Theorie.

Diesen zu erstellen, ist mit etwas Aufwand verbunden, aber es lohnt sich: Ihre Projektpläne werden klarer, logischer, nachvollziehbarer, fokussierter – einfach besser. Und nachdem eine optimierte Vorgangsreihenfolge gefunden ist, kann auch ohne schlechtes Gewissen mit Microsoft Project gearbeitet werden, um dessen Vorteile zu nutzen.

Da Sie jetzt schon so weit gelesen haben, ist es fair, wenn Sie auch etwas mitnehmen können. Nach dem Anklicken des Download-Buttons bekommen Sie eine Excel Mappe mit einem formelbasierten Zeitplan auf Tagesbasis. Der bringt schon einige Funktionen mit, um die oben beschriebene Logik umzusetzen.

Viel Freude bei besseren Projekten

Download

Mit Click auf den Button können Sie die Excel-Datei mit der formelbasierten Farbgebung direkt sofort gratis downloaden.

Zeitplan-Tag.xlsx
Größe 47 KB

Links

In einem Projekt ist neben einem stimmigen Zeitplan der Projektstrukturplan das wichtigste Instrument für den Projektleiter. Das Erstellen und Pflegen bedeutet aber einen großen Aufwand. Ein Tool welches Ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt, können Sie hier downloaden.