Besprechungszeit visualisieren

Besprechungszeit visualisieren

In Besprechungen und Workshops verbringen Mitarbeiter viele Stunden ihrer Arbeitszeit. Umso wichtiger, dass diese Besprechungszeit bestmöglich genutzt wird und Ergebnisse erreicht werden.

Die Realität sieht leider anders aus. Teilnehmer kommen zu spät, Besprechungen werden nicht pünktlich begonnen, es wird viel „drum-rum“ geredet oder Besprechungszeiten werden gnadenlos überzogen.

Nur 63% starten pünktlich

Nach einer US-Studie kommen Teilnehmer im Schnitt 5% der angesetzten Besprechungsdauer zu spät. Im Durchschnitt begannen 37% der Besprechungen zu spät. Spielt es eine Rolle, ob Teilnehmer zu spät kommen?

Die Studie sagt Ja! Es hat negative Folgen für alle Teilnehmer, die Wartenden und die Zu-Spät-Kommenden. Und schlimmer, es wirkt sich genauso negativ auf das Ergebnis der Besprechung aus. Wie ein Meeting optimal vorbereitet wird, ist den meisten mittlerweile bekannt: es gibt eine Agenda, Erwartungen, einen Moderator, ein Live-Protokoll usw. Trotzdem geht es oft um mehr, als das eigentliche Thema.

Besprechung und Zeit
Quelle: pixabay.de

Was könnte helfen die Situation zu verbessern?

Ich denke, hier gibt es keine einfache Lösung. Eine Verbesserung kann aber – nach Lean Grundsätzen – nur dann erfolgen, wenn der “Ist-Zustand” allen Teilnehmern bekannt ist (oder visualisiert ist). So werden Abweichungen sichtbar und Maßnahmen möglich.

Einen Vorschlag in diese Richtung möchte ich Ihnen im Folgenden vorstellen:

Visualisieren Sie die Besprechungszeit!

Das kann zum Einen ein deutliches Signal für die Zuspätkommer sein. Zum Anderen setzen Sie vor allem einen klaren Fokus auf die wertvollste und vermutlich am verschwenderischten eingesetzte Ressource: die Zeit.

Die meisten Besprechungen nutzen heute als Medium einen Bildschirm oder Beamer zur Gesprächsführung. Damit haben Sie zugleich ein ideales Medium zur Visualisierung der Besprechungsdauer.

Der Workshop Timer

Die meisten Besprechungen nutzen heute als Medium einen Bildschirm oder Beamer zur Gesprächsführung. Damit haben Sie zugleich ein ideales Medium zur Visualisierung der Besprechungsdauer. Alles was Sie brauchen ist ein einfaches Tool, das diese Aufgabe übernimmt.

Der Workshop Timer ist eine einfache Anwendung. Er besteht nur aus einer ausführbaren Datei wstimer.exe. Sie können ihn auf jedem Windows System einsetzen. Sie brauchen keine Installation. Die App speichert keine Einträge in den Windows Einstellungen. Sie trackt Sie auch nicht oder versendet Daten über das Internet.

Öffnen Sie diese Datei im Explorer mit einem Doppelklick, beginnt der Timer sofort mit den Standard-Einstellungen (10 min) abzulaufen.

Elemente im Besprechungszeit Timer
Elemente des Workshop Timers

Ihre Einstellungen können Sie über das Kontext-Menü erledigen. Klicken Sie dafür mit der linken oder rechten Maustaste auf das Formular.

Einstellungen im Dialog
Kontextmenü und Einstellungen

Sie können einstellen, zu welchen Prozentanteilen sich die Farbe ändern soll. Damit können Sie die Aufmerksamkeit noch weiter fokussieren.

In diesem Beispiel wird nach den letzten 30% der Zeit die Farbe Orange, bei den letzten 10% die Farbe Rot. Ist die Zeit überschritten, blinkt alles in Rot.

Farbzustände des Besprechungszeit Timers
Farbzustände des Kreisdiagramms

Nicht immer passt es optisch, wenn ein zusätzliches Fenster neben der normalen Besprechungsanwendung anzeigt wird. Deshalb haben Sie die Möglichkeit, im Kontextmenü über den Befehl „Transparent“, den Fensterrahmen auszublenden. Der Workshop Timer legt sich dann transparent auf die aktuell geöffnete Anwendung.

Beispiel für den Transparent-Modus
Beispiel für den Transparent-Modus während einer Präsentation

Zeit ist wertvoll

Das Tool soll aber nicht dazu dienen, Besprechungen bis auf die letzte Minute auszufüllen. Ich denke hier hat Parkinson mit seinen Gesetzen Recht:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.

C. Northcote Parkinson

Setzen Sie die Besprechungszeit nicht zu lange an!

Die eigentliche Aufgabe ist es aber eine Kultur zu schaffen, in der Besprechungszeit genauso als wertvolle Ressource gesehen wird, wie Geld.

Also: Auf erfolgreiche, fokussierte Besprechungen!

Und diese dürfen gerne bei Erfolg auch früher beendet werden.

Download

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Download Workshop Timer

Links

US-Studie von Steven Rogelberg http://bps-research-digest.blogspot.de/2013/03/the-scourge-of-meeting-late-comers.html

Parkinsonsche Gesetze https://de.wikipedia.org/wiki/Parkinsonsche_Gesetze

This article in English: Visualize meeting time


Möchten Sie wissen, wie der Workshop Timer erstellt wurde oder selber erweitern? Dann lesen Sie diesen Artikel Besprechungs- und Workshop Timer.

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